Cada receta es una tarea repetitiva hecha de principio a fin: los pasos, las herramientas con las que conecta y dónde decides tú. Cuánto tiempo te devuelve depende de tu negocio, así que aquí no le ponemos cifra.
Cafetería
Encargos para llevar por WhatsApp
Los encargos llegan por mensaje mientras la barra está llena, y alguno se pierde.
- Lee cada mensaje de encargo y pide lo que falte (producto, tamaño, hora de recogida)
- Comprueba que los productos están en la carta de hoy y que la barra llega a tiempo, y confirma al cliente el encargo y la hora
- Lo añade a la hoja de encargos del día con la que trabaja la barra
- Te pasa cualquier petición fuera de lo normal (un catering grande, una pregunta de alérgenos) Decides tú
Conecta con: WhatsApp Business, Google Sheets
Cafetería
Respuestas a las reseñas de Google
Las reseñas se acumulan sin contestar y una mala puede quedarse días ahí.
- Lee cada reseña nueva de Google en cuanto llega
- Redacta una respuesta con el tono de la cafetería, dando las gracias y mencionando lo que gustó
- Apruebas las respuestas a las reseñas positivas, todas de una vez si quieres Decides tú
- Publica cada respuesta en cuanto la apruebas
- Te avisa de toda reseña con nota baja o queja y retiene la respuesta hasta que la leas Decides tú
Conecta con: Google Business Profile · Lo hace el Agente de Reseñas
Cafetería
Pedidos de reposición a proveedores
Quedarse sin leche o sin café en grano a media mañana porque nadie contó.
- Lee la hoja de stock que el equipo rellena al cerrar
- Compara cada producto con su mínimo y apunta lo que escasea
- Prepara el pedido para cada proveedor
- Tú revisas las cantidades y lo apruebas antes de que salga el pedido Decides tú
Conecta con: Google Sheets, Gmail, WhatsApp Business
Cafetería
Correo mensual a los clientes habituales
La lista de correo existe, pero el correo nunca se escribe.
- Reúne las novedades del mes, los eventos y los cambios de horario
- Prepara el borrador en Mailchimp con tu estilo
- Tú lo lees, lo editas y lo apruebas antes de que se envíe a la lista Decides tú
- Lo envía a la hora que hayas elegido
Conecta con: Mailchimp, Google Sheets
Restaurante
Solicitudes de reserva de mesa
Las solicitudes de reserva llegan por mensaje durante el servicio y esperan respuesta.
- Lee cada solicitud y pregunta fecha, hora y número de personas si falta algo
- Comprueba la disponibilidad real en el calendario de reservas
- Confirma la mesa u ofrece las horas libres más cercanas
- Te pasa los grupos grandes y las peticiones especiales para que decidas Decides tú
Conecta con: WhatsApp Business, Google Calendar · Lo hace el Agente de Reservas
Restaurante
Recordatorios de reserva contra los no presentados
Mesas vacías porque el cliente se olvidó o canceló sin avisar.
- Revisa las reservas del día siguiente la tarde anterior
- Envía a cada cliente un recordatorio para que confirme o cancele
- Libera la mesa en el calendario cuando alguien cancela
- Te da la lista de reservas sin respuesta para que llames antes del servicio Decides tú
Conecta con: WhatsApp Business, Google Calendar
Restaurante
Tarifas de proveedores en tu hoja de costes
Cada proveedor manda los precios en un Excel distinto y la hoja de costes está desactualizada.
- Lee la tarifa que envía cada proveedor
- Asocia cada línea con tus ingredientes y unidades
- Escribe los precios nuevos en tu hoja de costes y marca los que han cambiado
- Tú revisas los cambios y decides los precios de la carta Decides tú
Conecta con: Microsoft Excel (OneDrive), Google Sheets · Lo hace el Agente de Catálogos
Restaurante
Respuestas a las opiniones de los comensales
Los clientes dejan opiniones tras la cena y la mayoría nunca recibe respuesta.
- Lee cada opinión nueva en Google
- Redacta una respuesta cercana con el tono del restaurante y adaptada a los platos que se mencionan
- Apruebas las respuestas a las reseñas positivas, todas de una vez si quieres Decides tú
- Publica cada respuesta en cuanto la apruebas
- Retiene las quejas y cualquier mención a seguridad alimentaria o alergias para que las respondas tú Decides tú
Conecta con: Google Business Profile · Lo hace el Agente de Reseñas
Restaurante
Consultas de grupos y eventos
Las consultas de cumpleaños y cenas de empresa necesitan presupuesto y tardan en contestarse.
- Lee el correo de la consulta y extrae fecha, número de personas y peticiones
- Comprueba la fecha en la hoja de eventos
- Prepara una respuesta con los menús cerrados y las condiciones que tú has definido
- Tú ajustas el presupuesto y lo apruebas antes de enviarlo Decides tú
Conecta con: Gmail, Google Sheets
Restaurante
Resumen de ventas al cierre del día
Las cifras del cierre se copian a mano después de un servicio largo.
- Recoge el export del día del TPV al cerrar
- Vuelca los totales por sección (comida, bebida, reparto) en la hoja diaria
- Te envía por correo un resumen corto del día
- Tú lo contrastas con el arqueo de caja y lo das por bueno Decides tú
Conecta con: TPV, Google Sheets, Gmail
Clínica
Recordatorios de cita y cambios de hora
Los pacientes olvidan la cita o piden moverla por teléfono, y los huecos se quedan vacíos.
- Envía a cada paciente un recordatorio el día antes con una forma de confirmar
- Cuando un paciente pide cambiar la cita, mira los huecos libres de la agenda
- Le ofrece esas horas y actualiza la agenda cuando elige
- Pasa a recepción todo lo que no sea un cambio sencillo, como urgencias o dudas clínicas Decides tú
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Clínica
Formularios de ingreso convertidos en resumen
Los pacientes nuevos rellenan formularios largos y el profesional tiene que leerlos antes de la visita.
- Envía el formulario al paciente cuando se reserva la primera cita
- Ordena las respuestas en un resumen de una página, copiando lo que escribió el paciente sin interpretarlo
- Archiva el resumen en la carpeta de la ficha del paciente
- El profesional lo lee, lo corrige y lo valida antes de usarlo en la visita Decides tú
Conecta con: Google Forms, Gmail
Clínica
Respuestas a las reseñas de pacientes
Las reseñas se quedan sin respuesta y contestar sin cuidado puede revelar datos privados.
- Lee cada reseña nueva de Google
- Redacta una respuesta breve y cortés que nunca confirma que la persona sea paciente ni menciona tratamientos
- Apruebas las respuestas a las reseñas positivas, todas de una vez si quieres Decides tú
- Publica cada respuesta en cuanto la apruebas
- Retiene toda queja para que la leas y la contestes tú Decides tú
Conecta con: Google Business Profile · Lo hace el Agente de Reseñas
Clínica
Huecos de cancelaciones cubiertos con la lista de espera
Una cita cancelada deja un hueco que nadie tiene tiempo de cubrir.
- Detecta cuando se libera un hueco en la agenda y avisa a recepción
- Recepción confirma que el hueco se puede ofrecer y a quién (el profesional, el tipo de visita, alguna urgencia) Decides tú
- Escribe a esos pacientes de la lista de espera, que pidieron que se les avisara de una hora antes
- Da el hueco al primero que acepta y actualiza la agenda
Conecta con: Software de la clínica, WhatsApp Business · Lo hace el Agente de Reservas
Clínica
Facturas enviadas por correo tras la visita
Las facturas se hacen y se envían a mano al final del día.
- Recoge las visitas realizadas del día y sus tarifas acordadas desde la agenda
- Prepara una factura en borrador para cada una en el programa de facturación
- Tú compruebas importes y datos y apruebas las facturas Decides tú
- Envía por correo cada factura aprobada al paciente
Conecta con: Holded, Gmail
Clínica
Aviso para las revisiones periódicas
A los pacientes que tienen la revisión pendiente nadie les avisa.
- Lista a los pacientes con la revisión periódica pendiente, desde el programa de la clínica
- Redacta un mensaje breve y neutro invitándoles a pedir cita
- El profesional o recepción revisa la lista y el mensaje antes de enviar nada Decides tú
- Envía el mensaje aprobado con el enlace para reservar
Conecta con: Software de la clínica, Mailchimp
Tienda
Alertas de stock bajo
Los productos estrella se agotan antes de que nadie se dé cuenta.
- Revisa el stock de la tienda cada mañana
- Lista los productos por debajo del mínimo que has fijado para cada uno
- Publica la lista en el canal del equipo con el proveedor de cada producto
- Tú decides qué reponer y cuánto Decides tú
Conecta con: Shopify, Slack
Tienda
Preguntas de dónde está mi pedido
Cada día llega la misma pregunta sobre la entrega.
- Lee el correo del cliente y busca el pedido por número o por correo
- Responde con el estado real y el enlace de seguimiento de la tienda
- Pide el número de pedido cuando no encuentra el pedido
- Te pasa los casos de pérdida, daños o devolución Decides tú
Conecta con: Shopify, Gmail
Tienda
Catálogo del proveedor convertido en productos de la tienda
Los catálogos nuevos de proveedores llegan en Excel y hay que reformatearlos a mano.
- Lee el Excel o la tarifa del proveedor
- Lo convierte al formato de importación de la tienda con nombres, referencias y precios
- Marca los artículos nuevos, los que han cambiado y los que no tienen imagen
- Tú revisas el archivo y apruebas la importación Decides tú
Conecta con: Microsoft Excel (OneDrive), Shopify · Lo hace el Agente de Catálogos
Tienda
Respuestas a las reseñas de la tienda
Las reseñas de la tienda se quedan sin respuesta y echan atrás a nuevos clientes.
- Lee cada reseña nueva de Google de la tienda
- Redacta una respuesta con el tono de la tienda, dando las gracias y mencionando el producto o servicio
- Apruebas las respuestas a las reseñas positivas, todas de una vez si quieres Decides tú
- Publica cada respuesta en cuanto la apruebas
- Retiene las quejas sobre pedidos o devoluciones para que las gestiones tú Decides tú
Conecta con: Google Business Profile · Lo hace el Agente de Reseñas
Tienda
Informe semanal de mercado y competencia
Vigilar a la competencia y a las marcas solo se hace cuando hay tiempo.
- Revisa cada semana las marcas, las tiendas de la competencia y las cuentas que sigues
- Apunta productos nuevos, cambios de precio y lo que está llamando la atención
- Redacta un informe de una página y te lo envía por correo
- Tú decides en qué merece la pena actuar Decides tú
Conecta con: Google Sheets, Gmail · Lo hace el Agente de Tendencias
Tienda
Buscar y contactar con compradores mayoristas
Buscar tiendas nuevas que vendan tus productos nunca encuentra hueco.
- Busca tiendas y negocios que encajen con el perfil que describes
- Se queda solo con los que puedes contactar y redacta un primer mensaje corto para cada uno
- Tú revisas la lista y los mensajes y apruebas a quién se contacta Decides tú
- Envía los mensajes aprobados y hace un seguimiento si nadie responde, y lo apunta todo en el CRM
Conecta con: HubSpot, Gmail · Lo hace el Agente de Ventas
Hotel
Mensajes antes de la llegada
Los huéspedes preguntan lo mismo antes de llegar: cómo llegar, hora de entrada, aparcamiento.
- Envía a cada huésped un mensaje de bienvenida unos días antes de llegar
- Incluye cómo llegar, la hora de entrada y cómo recoger las llaves
- Pregunta la hora prevista de llegada y si tiene alguna petición
- Recepción atiende la entrada anticipada, las camas supletorias y otras peticiones que requieren decisión Decides tú
Conecta con: Gmail, WhatsApp Business
Hotel
Consultas de habitaciones y reservas directas
Las consultas por correo necesitan una respuesta rápida sobre disponibilidad o el huésped reserva en otro sitio.
- Lee la consulta y extrae fechas, huéspedes y tipo de habitación
- Comprueba la disponibilidad real en la hoja de habitaciones
- Responde con las opciones y los precios que has fijado y deja la habitación como pendiente
- Tú confirmas la reserva y cualquier cobro Decides tú
Conecta con: Gmail, Google Sheets · Lo hace el Agente de Reservas
Hotel
Respuestas a las opiniones de los huéspedes
Las opiniones de los huéspedes deciden reservas y la mayoría se queda sin respuesta.
- Lee cada opinión nueva de huéspedes en Google
- Redacta una respuesta con el tono del hotel y en el idioma del huésped
- Apruebas las respuestas a las reseñas positivas, todas de una vez si quieres Decides tú
- Publica cada respuesta en cuanto la apruebas
- Retiene las quejas y todo lo que tenga que ver con seguridad o devoluciones para que las respondas tú Decides tú
Conecta con: Google Business Profile · Lo hace el Agente de Reseñas
Hotel
Facturas de la estancia al hacer el check-out
Huéspedes y empresas piden la factura después de irse y cada una se escribe a mano.
- Lee la petición de factura y los datos de la reserva
- Prepara una factura en borrador con los datos que ha dado el huésped
- Recepción comprueba importes y datos fiscales y aprueba el borrador Decides tú
- Envía por correo la factura aprobada al huésped
Conecta con: Gmail, Holded
Hotel
Buscar clientes de empresa y de grupos
A las empresas que podrían enviar huéspedes todo el año nadie las contacta.
- Busca empresas y organizadores de la zona que encajen con el perfil que describes
- Se queda solo con los que puedes contactar y redacta un primer mensaje corto con tus tarifas de empresa
- Tú apruebas la lista y el mensaje antes de que se envíe nada Decides tú
- Envía los mensajes aprobados, hace un seguimiento y apunta las respuestas en el CRM
Conecta con: HubSpot, Gmail · Lo hace el Agente de Ventas
Hotel
Lista diaria para el servicio de pisos
El servicio de pisos empieza el día sin una lista clara de salidas y llegadas.
- Lee las llegadas y salidas del día en la hoja de reservas a primera hora
- Prepara una lista habitación por habitación con el orden de prioridad
- La publica en el canal del servicio de pisos
- La gobernanta ajusta la lista para los casos especiales antes de que el equipo empiece Decides tú
Conecta con: Google Sheets, Slack